FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS

DEPARTAMENTO DE PROCESSOS DIGITAIS E GOVERNANÇA DE TIC - DePDG-TIC/SIn
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SEI-FP nº 11/2023/DePDG-TIC/SIn

SEI: Fluxo de Processo

Conselho: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI

​Descrição do Processo

Trata-se dos procedimentos para tratamento dos atos normativos, emitidos pelos Conselhos ou outro tipo de colegiado das unidades diretamente vinculadas à Reitoria (UVRs) em forma de Resoluções e Resoluções Conjuntas, produzidos e publicados no SEI, de acordo com a Resolução CoAd nº 59, de 16 de dezembro de 2022 e da Portaria GR Nº 6.285, de 16 de junho de 2023, que dispõe sobre diretrizes e padrões de estrutura, redação, formatação, correção e alteração dos atos normativos da UFSCar.

Quanto aos atos normativos impressos e digitalizados, que posteriormente serão inseridos no SEI, deve ser usado o fluxo “Conselho: Atos Normativos Não Produzidos no SEI”.

Características do Processo

Fluxograma

Fluxograma "Conselho: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI - Produção do Ato Normativo pelo Conselho"⁽ⁱ⁾

Fluxograma "Conselho: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI - Atualização do Ato Normativo pelo Conselho"⁽ⁱ⁾

Fluxograma "Conselho: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI -
Atos Normativos demandados por Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVR), que não possuem Conselhos"⁽ⁱ⁾

Fluxo Descritivo

O fluxo “Conselho: Atos Normativos Internos Produzidos pelo SEI” ocorre de acordo com os seguintes subprocessos:

1. Produção do Ato Normativo pelo Conselho

2. Atualização do Ato Normativo pelo Conselho

As etapas/subprocessos são detalhadas nas seções subsequentes.

Produção de Ato Normativo por Conselho ou outro Colegiado de Unidade UFSCar diretamente Vinculada à Reitoria

Produção do Ato Normativo pelo Conselho

Para cada sessão ordinária ou extraordinária, Conselho abre novo processo SEI, com todos os documentos relativos à mesma:

1. Convocação, onde conste cabeçalho, (com local, data e horário), Apreciação de Atas, Expediente (Comunicações da Presidência e dos Membros) e Ordem do Dia; 

2. Ata(s) a ser(em) apreciada(s);

3. Documentos relativos aos itens a serem analisados na ordem do dia, (ofícios, propostas, estudos, minutas, pareceres de relatoria, etc) ou referências de documentos, que estão em processo SEI específico recebido pelo colegiado; 

4. Ata da reunião, elaborada após o término da sessão;

5. Deliberações elaboradas após o término da sessão (Resoluções, Resoluções Conjuntas, Atos Administrativos e Moções).

Para os atos normativos deliberados na sessão, Conselho verifica a existência de processo SEI sobre o assunto do ato normativo, onde, inclusive, podem estar contidas versões anteriores vigentes, revogadas ou alteradas do mesmo, utilizando o procedimento "Como pesquisar processos e documentos no SEI?"

Caso encontre mais de um processo SEI relacionado ao ato normativo, Conselho anexa todos os processos existentes a um escolhido como o principal, seguindo o procedimento do artigo "Como anexar um processo a outro processo no SEI?"

Caso encontre um único processo, reabre o mesmo para continuidade

Caso não encontre nenhum processo SEI relacionado ao ato normativo, inicia novo processo SEI, específico para o assunto do ato normativo, do tipo “Conselho: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI”

Conselho inclui documento interno do tipo "Ato Normativo: Minuta de ...", para a espécie normativa adequada:

• Ato Normativo: Minuta de Resolução

• Ato Normativo: Minuta de Resolução Conjunta

Conselho inclui minuta na pauta de reunião ordinária ou extraordinária, para apreciação pelo Plenário

Após apreciação pelo Plenário, Conselho converte a minuta em ato normativo do tipo respectivo, identificando o ato normativo pela sua epígrafe, de acordo com as disposições da Portaria GR Nº 6.285, de 16 de junho de 2023, podendo ser:

Ato Normativo: Resolução ou

Ato Normativo: Resolução Conjunta

Conselho inclui, no processo da reunião do conselho, todos os documentos que deram origem ao ato normativo em formato PDF.

Caso o ato normativo seja ad referendum, Conselho inclui a expressão "ad referendum" no texto do ato normativo, em seu primeiro artigo

Caso haja alterações do ato normativo, aprovadas em Plenário, Conselho edita o ato, incluindo as alterações aprovadas

Conselho inclui data de vigência do ato normativo, de acordo com deliberação do plenário, e de acordo com o estipulado nas Diretrizes e Padrões de Estrutura, Redação, Formatação, Correção e Alteração dos Atos Normativos da UFSCar, contidas na Portaria GR Nº 6.285, de 16 de junho de 2023, que dispõe sobre diretrizes e padrões de estrutura, redação, formatação, correção e alteração dos atos normativos da UFSCar

Caso seja um ato normativo conjunto, Conselho :

Edita o ato normativo, preenchendo os campos relativos à Presidência do outro Conselho, que assinará o ato conjuntamente

Inclui o ato em bloco de assinatura, destinado à Presidência do outro Conselho, seguindo o procedimento "Como envio um documento para assinatura em outra unidade?"

Após assinatura pela autoridade conjunta, Conselho retira o documento do bloco

Conselho atribui processo à Presidência do Conselho para assinatura

Presidente do Conselho assina o ato normativo

Conselho publica ato normativo no Boletim de Serviço Eletrônico (Publicações Eletrônicas do SEI-UFSCar), considerando o prazo estipulado no próprio ato normativo

Conselho redefine o nível de acesso do processo e do ato normativo para "Público", verificando se a publicação encontra-se disponível na Pesquisa Pública do SEI-UFSCar

Conselho copia o link permanente da publicação no Boletim de Serviço Eletrônico (Publicações Eletrônicas do SEI-UFSCar) e inclui na(s) plataforma(s) de divulgação própria do Conselho

Caso necessário, Conselho divulga a publicação do ato normativo aos interessados, utilizando o link permanente da publicação no Boletim de Serviço Eletrônico (Publicações Eletrônicas do SEI-UFSCar)

Conselho salva link em planilha anual de controle da publicação de atos normativos da unidade, onde também constam seus demais dados de identificação: epígrafe e ementa, no formato utilizado pelo mecanismo de divulgação pública dos atos normativos da UFSCar

Caso o Conselho deseje memorizar o processo para facilitar a busca posteriormente, poderá incluí-lo em um Bloco Interno com a categoria desejada, por exemplo, “Atos Normativos AAAA”, onde AAAA refere-se ao ano de criação dos atos

Conselho envia processo, via SEI, para a Comissão Permanente de Revisão de Atos Normativos (CoPRAN)

CoPRAN, na pessoa do membro responsável pelo mecanismo de divulgação pública dos atos normativos da UFSCar, verifica a conformidade do ato normativo com as Diretrizes e Padrões de Estrutura, Redação, Formatação, Correção e Alteração dos Atos Normativos da UFSCar, contidas na Portaria GR Nº 6.285, de 16 de junho de 2023; caso haja alguma inconsistência, CoPRAN envia "Despacho" à UVR, a qual realiza as correções necessárias, utilizando os procedimentos indicados no item "2.1 Atualização do Ato Normativo pelo Conselho" deste fluxo, e envia o processo de volta para CoPRAN, e assim sucessivamente até que esteja em conformidade

CoPRAN define até 3 (três) eixos temáticos para o ato normativo

CoPRAN inclui as informações sobre o ato normativo, com link para o documento integral, na página Atos Normativos da UFSCar do Portal da UFSCar, que reúne os atos normativos da UFSCar

CoPRAN conclui processo

Atualização do Ato Normativo pelo Conselho

Caso haja, no futuro, aprovação de alterações parciais nos dispositivos do ato normativo pelo gestor responsável, Conselho reabre processo SEI-UFSCar do ato normativo

Dentro do processo, caso haja documentos relacionados às alterações, Conselho os inclui como documentos externos dos tipos respectivos ou como um PDF único do tipo "Dossiê"

Conselho cria publicação relacionada ao ato normativo, seguindo os procedimentos do artigo “Como fazer a republicação, retificação ou apostilamento de uma publicação oficial no SEI?", e escolhendo a forma mais adequada de atualização permitida no SEI-UFSCar (apostilamento, retificação ou republicação)

Conselho inclui as atualizações no ato alterado (cópia do ato normativo criada no SEI), respeitando as Diretrizes e Padrões de Estrutura, Redação, Formatação, Correção e Alteração dos Atos Normativos da UFSCar, contidas na Portaria GR Nº 6.285, de 16 de junho de 2023

Conselho determina a data de vigência do ato alterador, de acordo com o estipulado nas Diretrizes e Padrões de Estrutura, Redação, Formatação, Correção e Alteração dos Atos Normativos da UFSCar, contidas na Portaria GR Nº 6.285, de 16 de junho de 2023

Caso seja um ato normativo alterado conjunto, Conselho:

Edita o ato normativo, preenchendo os campos relativos à Presidência do outro conselho que assinará o ato conjuntamente

Inclui o ato em bloco de assinatura, destinado à Presidência competente, seguindo o procedimento "Como envio um documento para assinatura em outra unidade?"

Após assinatura pela autoridade conjunta, Conselho retira o documento do bloco

Conselho atribui o processo à Presidência para assinatura do ato alterado

Presidente do Conselho assina o ato alterado

Conselho publica o ato alterado como publicação relacionada ao ato normativo anterior, o qual se torna disponível no Boletim

Conselho redefine o nível de acesso do processo e do ato alterado para "Público", verificando se a publicação encontra-se disponível na Pesquisa Pública do SEI-UFSCar

Conselho inclui, no processo da reunião do conselho, todos os documentos que deram origem ao ato ​​alterado em formato PDF​

Conselho copia o link permanente da publicação no Boletim de Serviço Eletrônico (Publicações Eletrônicas do SEI-UFSCar) e inclui na(s) plataforma(s) de divulgação própria do Conselho

Caso necessário, Conselho divulga a publicação do ato alterado aos interessados, utilizando o link permanente da publicação no Boletim de Serviço Eletrônico (Publicações Eletrônicas do SEI-UFSCar)

Conselho salva link em planilha anual de controle da publicação de atos normativos da unidade, onde também constam seus demais dados de identificação: epígrafe e ementa, no formato utilizado pelo mecanismo de divulgação pública dos atos normativos da UFSCar

Caso Conselho deseje memorizar o processo para facilitar a busca posteriormente, poderá incluí-lo em um Bloco Interno com a categoria desejada, por exemplo, “Atos Normativos AAAA”, onde AAAA refere-se ao ano de criação dos atos

Conselho envia processo, via SEI, para a CoPRAN

CoPRAN, na pessoa do membro responsável pelo mecanismo de divulgação pública dos atos normativos da UFSCar, verifica a conformidade do ato normativo com as Diretrizes e Padrões de Estrutura, Redação, Formatação, Correção e Alteração dos Atos Normativos da UFSCar, contidas na Portaria GR Nº 6.285, de 16 de junho de 2023; caso haja alguma inconsistência, CoPRAN envia "Despacho" à UVR, a qual realiza as correções necessárias, utilizando os procedimentos indicados no item "2.1 Atualização do Ato Normativo pelo Conselho" deste fluxo, e envia o processo de volta para CoPRAN, e assim sucessivamente até que esteja em conformidade

CoPRAN define até 3 (três) eixos temáticos

CoPRAN insere as informações na página Atos Normativos da UFSCar, com link para o documento integral

CoPRAN conclui processo

Atos Normativos demandados por Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVR), que não possuem Conselhos

UVR-Sem Conselho verifica a existência de processo SEI sobre o assunto do ato normativo, onde, inclusive, podem estar contidas versões anteriores vigentes, revogadas ou alteradas do mesmo, utilizando o procedimento "Como pesquisar processos e documentos no SEI?":

Caso encontre mais de um processo SEI relacionado ao ato normativo, a UVR-Sem Conselho anexa todos os processos existentes a um escolhido como o principal, seguindo o procedimento do artigo "Como anexar um processo a outro processo no SEI?"

Caso encontre um único processo, reabre o mesmo para continuidade

Caso não encontre nenhum processo SEI relacionado ao ato normativo, inicia novo processo SEI, específico para o assunto do ato normativo, do tipo “Conselho: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI”

Dentro do processo, UVR-Sem Conselho inclui documento interno do tipo "Ato Normativo: Minuta de ..." para a espécie normativa adequada:

• Ato Normativo: Minuta de Resolução

• Ato Normativo: Minuta de Resolução Conjunta

UVR-Sem Conselho inclui documento interno do tipo "Ofício", com a justificativa para a inclusão da minuta na pauta da reunião do Conselho

UVR-Sem Conselho envia processo com a minuta para o Conselho Superior ao qual está subordinada pela sua natureza, o qual é responsável pela publicação do ato normativo:

Conselho Universitário ou

Conselho de Administração

Conselho competente inclui a minuta do ato normativo e a justificativa na pauta da próxima reunião do Conselho

Conselho inicia o procedimento de "Produção do Ato Normativo pelo Conselho"

Agentes do Processo

• Unidade UFSCar diretamente Vinculada à Reitoria com Conselho ou outro Colegiado

• Unidade UFSCar diretamente Vinculada à Reitoria sem Conselho (UVR-Sem Conselho)

• Comissão Permanente de Revisão de Atos Normativos (CoPRAN)

• Membro da Comissão Permanente de Revisão dos Atos Normativos da UFSCar, administrador da página dos atos normativos do Portal da UFSCar

Condições e Pré-Requisitos do Processo

• Seguir as normativas definidas na Resolução CoAd nº 59, de 16 de dezembro de 2022;

• Seguir as Diretrizes e Padrões de Estrutura, Redação, Formatação, Correção e Alteração dos Atos Normativos da UFSCar, contidas na Portaria GR Nº 6.285, de 16 de junho de 2023

Documentos Necessários

1. Ato Normativo: Minuta de Resolução (interno)

2. Ato Normativo: Minuta de Resolução Conjunta (interno)

3. Ato Normativo: Resolução (interno)

4. Ato Normativo: Resolução Conjunta (interno)

5. Despacho

6. Dossiê

7. Ofício

Base Legal

• Portaria GR nº 6285, de 16 de junho de 2023, que dispõe sobre diretrizes e padrões de estrutura, redação, formatação, correção e alteração dos atos normativos da UFSCar. Disponível em: https://sei.ufscar.br/sei/publicacoes/controlador_publicacoes.php?acao=publicacao_visualizar&id_documento=1184318&id_orgao_publicacao=0.

• Resolução CoAD nº 59, de 16 de dezembro de 2022, que dispõe sobre a publicação e revisão dos Atos Normativos da UFSCar e cria a Comissão Permanente de Revisão de Atos Normativos da UFSCar. Disponível em: https://sei.ufscar.br/sei/modulos/pesquisa/md_pesq_documento_consulta_externa.php?Z7Fxxbpq-Y6zDWxr0qaRkrgdXbfjS_ML28Tg72azBz6q4TiGnXF0Hn9a4aIpPyun1HCPZ9JcRtVusgaimB0S_h5XxrjezkOGT7vLFgo_n0OZTQl7IHMB4EOTOLZRBqcQ.

• Decreto Federal nº 10.139, de 28 de novembro de 2019, e alterações posteriores, que dispõe sobre a revisão e consolidação de atos normativos infralegais editados por órgãos da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Disponível em: https://www.in.gov.br/en/web/dou/-/decreto-n-10.139-de-28-de-novembro-de-2019-230458659.

• Portaria GR nº 3.676, de 30 de abril de 2019, que instituiu o Boletim de Serviço Eletrônico (BSE), do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), como veículo oficial de publicação de ato ou evento da UFSCar, cuja publicação no Diário Oficial da União (DOU) não seja exigida como condição de sua validade. Disponível em: https://sei.ufscar.br/sei/publicacoes/controlador_publicacoes.php?acao=publicacao_visualizar&id_documento=13025&id_orgao_publicacao=0.

• Decreto Federal nº 9.191, de 1 de novembro de 2017, que regulamenta a Lei Complementar nº 95, de 26 de fevereiro de 1998, que dispõe sobre a elaboração, redação, alteração e consolidação das Leis. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2017/decreto/d9191.htm.

• Portaria MEC nº 1.042, de 4 novembro de 2015, que dispõe sobre a implantação e o funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação e institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos. Disponível em: https://www.in.gov.br/materia/-/asset_publisher/Kujrw0TZC2Mb/content/id/33304161/do1-2015-11-05-portaria-n-1-042-de-4-de-novembro-de-2015-33304143.

• Decreto Federal nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional. Disponível em: https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2015-2018/2015/decreto/d8539.htm.

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Nota(s) de Rodapé:

(1) Participaram do desenvolvimento deste fluxo e modelos de documentos relativos ao tipo de processo os seguintes membros da UFSCar:

Andrea Ferreira Palhano de Jesus (USE)

Camila Cassiavilani (SIBi)

Elisabeth Márcia Martucci 

Elizabeth Tomazini Cyrilo (PF/UFSCar)

Lourdes de Souza Moraes (GR)

Juliana Nayara Aguiar dos Santos (GR)

Eliane Colepicolo (DePDG-TIC/SIn)

Marcio Alves Cardoso (DePDG-TIC/SIn)

Documento assinado eletronicamente por Eliane Colepicolo, Chefe de Departamento, em 09/10/2023, às 15:54, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufscar.br/autenticacao, informando o código verificador 1084615 e o código CRC 6CEB1125.