FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS

GABINETE DA REITORIA - GR

  

Portaria GR Nº 3677, DE 30 DE abril DE 2019

A REITORA DA UNIVERSIDADE FEDERAL DE SÃO CARLOS, no uso das atribuições legais e estatutárias que lhe foram conferidas pelo art. 4º do Estatuto da FUFSCar, aprovado pela Portaria MEC nº 1161, de 04/07/1991, publicada no DOU de 05/07/1991 e pelo art. 27 do Estatuto da UFSCar, aprovado pela portaria SESu/MEC nº 984, de 29/11/2007, publicada no DOU de 30/11/2007, 

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, regulamentada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, sobre a política nacional de arquivos públicos e privados;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015, que instituiu o Código de Processo Civil, na Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal, no Decreto nº 70.235, de 6 de março de 1972, que dispõe sobre o processo administrativo fiscal, na Lei nº 11.419, de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, e no Decreto nº 6.932, de 11 de agosto de 2009, que dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional;

CONSIDERANDO a Portaria n° 1.042/MEC, de 04 de novembro de 2015, em dispõe sobre a implantação e funcionamento do processo eletrônico no âmbito do Ministério da Educação e em todas autarquias, empresas públicas e fundações vinculadas a este Ministério;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 9.094, de 17 de Julho de 2017, que dispõe sobre a simplificação do atendimento prestado aos usuários dos serviços públicos;

CONSIDERANDO o acordo de cooperação técnica celebrado entre a Fundação Universidade Federal de São Carlos e o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (05110.00 30 4 7/2017- 58) que versa sobre a cessão do direito de uso do software Sistema Eletrônico de Informação (SEI) (publicado no DOU em 23 de agosto de 2017), disponível no Processo SEI nº 23112.004712/2016-10;

CONSIDERANDO a Portaria GR nº 481, de 20 de novembro de 2017, que institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de gestão de processos e documentos digitais da UFSCar e delega à Pró-Reitoria de Administração (ProAd) a competência para coordenar os esforços de implantação e regulamentação da utilização do SEI no âmbito da UFSCar, disponível no Processo SEI nº 23112.004712/2016-10;

CONSIDERANDO a aprovação da minuta do REGULAMENTO DO PROCESSO ELETRÔNICO NA UFSCar pelo Comitê de Governança Digital da Universidade Federal  de São Carlos, em reunião ordinária realizada em 2 de abril de 2019;

RESOLVE:
 

Art. 1º Instituir este REGULAMENTO DE USO DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) para a criação e tramitação de processos administrativos na Universidade Federal de São Carlos (UFSCar), bem como para a prática de atos processuais por usuários externos.

Art. 2º Após concluída a implantação do SEI na UFSCar sob coordenação da ProAd, caberá ao Comitê de Governança Digital, em prazo de até 180 dias,  definir a composição da equipe de gestão do SEI na UFSCar.

CAPÍTULO I
DAS DEFINIÇÕES

Art. 3º Para fins deste Regulamento, adotam-se os seguintes termos técnicos e definições:

1. ANEXAÇÃO: união definitiva de um ou mais documentos e processos a  outro processo (considerado principal), para continuidade da ação administrativa com a formação de um único processo;

2. ARQUIVO: conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de suas atividades, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

3. ARQUIVO CENTRAL: unidade responsável por executar as atividades de arquivo intermediário e permanente;

4. ASSINATURA ELETRÔNICA: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, de uso pessoal e intransferível, para firmar documento eletrônico ou digital, podendo ser:

a. ASSINATURA CADASTRADA: forma de identificação inequívoca do usuário mediante prévio credenciamento de acesso a sistemas computacionais com fornecimento de login e senha; e

b. ASSINATURA DIGITAL: forma de identificação inequívoca do usuário, de uso pessoal e intransferível, baseada em certificado digital emitida por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), para firmar documento eletrônico ou digital;

5. ATIVIDADE DE PROTOCOLO: conjunto de operações que visa ao controle dos documentos produzidos e recebidos externamente, assegurando sua localização, recuperação e acesso, tais como: recebimento, classificação, registro, distribuição, digitalização, tramitação interna e externa;

6. AUTENTICAÇÃO: atestado de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas de validação;

7. AUTENTICIDADE: característica de confiabilidade da origem de um dado, informação ou documento. O documento autêntico possui a qualidade de ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e adulteração;

8. CAPTURA: consiste em declarar um documento como arquivístico ao incorporá-lo no SEI, a partir das seguintes ações: digitalização, registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento;

9. CREDENCIAL DE ACESSO À INFORMAÇÃO CLASSIFICADA: credencial gerada no âmbito do SEI que permite ao usuário interno, em razão de suas atribuições, o acesso a documentos e processos sigilosos, sendo validada com a confirmação de vinculação do usuário à unidade administrativa;

10. CREDENCIAL DE SEGURANÇA: certificado que autoriza pessoa para o tratamento de informação classificada;

11. DESPACHO: ato processual por meio do qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões;

12. DIGITALIZAÇÃO: conversão da fiel imagem de um documento para código digital;

13. DOCUMENTO ARQUIVÍSTICO: documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica, no decorrer de suas atividades, qualquer seja o suporte, e dotado de organicidade;

14. DOCUMENTO DIGITAL: é o documento armazenado sob a forma eletrônica e codificado em dígitos binários, podendo ser:

a. DOCUMENTO DIGITALIZADO: obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

b. DOCUMENTO ELETRÔNICO: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;

c. DOCUMENTO EXTERNO: documento de origem externa ao órgão, digitalizado e inserido no SEI;

d.  DOCUMENTO INTERNO: documento arquivístico originado no âmbito da administração central da UFSCar e unidades administrativas com protocolo independente, produzido no SEI ou nele incluído;

e.  DOCUMENTO NATO-DIGITAL: produzido originariamente em meio eletrônico; e,

f. DOCUMENTO PREPARATÓRIO: documento formal utilizado como fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, tais como pareceres e notas técnicas;
 

15. GESTÃO DE DOCUMENTOS: o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

16. INFORMAÇÃO PESSOAL: informação relacionada à pessoa natural identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;

17. NÚMERO DO DOCUMENTO: código numérico sequencial gerado para identificar as sequências de tipo de documento;

18. NÚMERO SEI: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo SEI para identificar individualmente um documento dentro do sistema;

19. NÚMERO ÚNICO DE PROTOCOLO (NUP): código numérico que identifica, de forma única e exclusiva, cada processo produzido ou recebido;

20. PETICIONAMENTO ELETRÔNICO: envio, por parte de usuário externo, de documento para formar novo processo, compor um já existente, requerer informação ou solicitar vista de processo, por meio de ferramenta específica disponibilizada pela UFSCar;

21. PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO OU DIGITAL: aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados por meio eletrônico;

22. PROCESSO PRINCIPAL: processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento ao seu andamento ou decisão;

23. PROTOCOLO CENTRAL: setor responsável pela execução das atividades de protocolo no âmbito da UFSCar;

24. REMESSA: ato de envio do documento ou processo, por meio físico ou eletrônico, para destinatário interno ou externo à UFSCar;

25. RESTRIÇÕES DE ACESSO: forma de controle de documentos e processos eletrônicos no SEI, classificados quanto ao nível de acesso em público, restrito ou sigiloso, nos termos da Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, e do Decreto no 7.724, de 16 de maio de 2012;

26. SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI): sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito da UFSCar;

27. SOBRESTAMENTO: pausa formal do andamento do processo, em razão de determinação existente no próprio processo, ou em outro; ou em razão de determinação de autoridade competente, devido à necessidade de aguardar alguma providência antes do prosseguimento, cuja justificativa deverá ser registrada no SEI;

28. TRAMITAÇÃO: movimentação do processo de um setor a outro, por meio do SEI;

29. UNIDADE GESTORA DO SEI: unidade ou grupo de trabalho responsável por coordenar esforços de regulamentação, implantação, cadastramentos e acompanhamento da utilização do SEI na UFSCar;

30. UNIDADE SEI: no ambiente do SEI, a UFSCar considera como sendo uma Unidade SEI o agrupamento de uma ou mais unidades organizacionais (UORGs) funcionalmente inter relacionadas e definidas durante o processo de implantação do sistema e atualizações posteriores, contendo, no mínimo, dois servidores em exercício na unidade;

31. USUÁRIO INTERNO: servidor, empregado, colaborador, estagiário, bolsista, menor aprendiz ou prestador de serviço terceirizado em exercício na UFSCar, que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais e executar suas atribuições legais, conforme seu perfil autorizado; e

32. USUÁRIO EXTERNO: pessoa natural externa à UFSCar que, mediante cadastro prévio, está autorizada a ter acesso ao SEI para a prática de atos processuais em nome próprio ou na qualidade de representante de pessoa jurídica ou de pessoa natural.
     

CAPÍTULO II
DA ESTRUTURA DO SISTEMA

Art. 4º  O SEI é configurado com base na estrutura organizacional da UFSCar, sendo constituída por Unidades SEI, conforme definido o Art. 3º,  especificamente para o SEI, considerando o agrupamento de unidades, sejam administrativas ou acadêmicas, que tenham no mínimo dois servidores integrantes e que realizem a tramitação de processos, conforme determinado em Portaria.

§ 1º Cada unidade tem uma única conta no SEI, designada por sua sigla, antecedida pelas siglas dos setores hierarquicamente superiores, quando aplicável, sendo que qualquer mudança na estrutura deverá ser homologada pela Unidade Gestora do SEI.

Art. 5º Todas as unidades participantes do SEI deverão ser cadastradas por meio de Termo de Credenciamento da Unidade SEI,  preenchido pela chefia da unidade, no qual deverá ser informado e-mail institucional da unidade, de caráter não pessoal, que deverá ser acessado diariamente por pelo menos um membro da unidade para acompanhamento de recebimento de processos no SEI.

Art. 6º  Cada unidade cadastrada no SEI deverá ter pelo menos dois servidores para a função de monitoramento do SEI,  sendo um titular e um substituto, os quais devem ser indicados no Termo de Credenciamento da Unidade SEI.

§ 1º A quantidade de servidores cadastrados em cada unidade, bem como, os perfis de acesso atribuídos a cada um deles, deverão ter a aprovação da chefia imediata.

§ 2º O cadastro da Unidade SEI e habilitação de seus usuários será efetivado após análise pela Unidade Gestora do SEI, mediante o preenchimento de Termo de Credenciamento de Unidade SEI.

CAPÍTULO III
 DOS USUÁRIOS

SEÇÃO I
DOS PERFIS DOS USUÁRIOS

Art. 7º  Os usuários do SEI serão cadastrados com um ou mais dos seguintes perfis de acesso:

1. BÁSICO: atribuído a servidor público em exercício na UFSCar, que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais administrativas e executar suas atribuições legais, tais como criação, instrução e tramitação de processos, produção e assinatura de documentos;

2. COLABORADOR (BÁSICO SEM ASSINATURA): atribuído a estagiário, bolsista, menor aprendiz ou prestador de serviço terceirizado da UFSCar, que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais e executar suas atribuições legais, nos moldes do perfil básico, com exceção à possibilidade de assinatura de documentos;

3. ADMINISTRADOR GERAL: atribuído ao servidor público em exercício na UFSCar que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais administrativas e executar suas atribuições legais e, ainda, para criar, parametrizar, cadastrar e descadastrar:

   1. unidades administrativas;

   2. permissões de acesso relacionadas ao perfil e unidade administrativa;

   3. tipos de processos;

   4. tipos de documentos;

   5. padrões oficiais de documentos;

   6. classificações por assuntos (classificação arquivística);

   7. hipóteses legais de classificação de sigilo de informações;

   8. credenciais de sigilo; e

   9. executar as demais funções de gerenciamento do SEI;
       

4. ADMINISTRADOR DE UNIDADE: atribuído a servidor público em exercício na UFSCar que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais administrativas e executar suas atribuições legais, além de representar a Unidade SEI, sendo responsável, no âmbito desta, por:

   1. cadastrar a qualificação do cargo ou função para assinaturas de documentos;

   2. garantir o descredenciamento dos usuários que não estejam em exercício nas unidades;

   3. cadastrar, liberar acesso e orientar usuários internos e externos para uso do SEI;

   4. conceder acesso externo para vista aos processos públicos de sua unidade;

   5. solicitar a outro Administrador de Unidade a inclusão de usuários;

   6. manter atualizados os dados cadastrais da unidade; e

   7. demais funções de gerenciamento do Sistema, autorizadas pelo Administrador Geral;
       

5. ADMINISTRADOR SIGILOSO: atribuído a servidor em exercício na UFSCar que necessite utilizar o SEI para realizar atividades profissionais administrativas de caráter sigiloso e executar suas atribuições legais, nos moldes do perfil Administrador de Unidade, também sendo responsável por:

   1. cadastrar e manter atualizadas as informações dos usuários com acesso restrito e sigiloso (ultrassecreto, secreto e reservado);

   2. gerenciar usuários e processos sob sua responsabilidade;

   3. garantir o descredenciamento dos usuários que não possuem a validade da credencial atualizada;

   4. orientar o usuário interno para utilizar o SEI nos tipos de processos com grau de sigilo; e

   5. receber a documentação da unidade responsável pelo credenciamento de segurança, a fim de possibilitar o cadastramento de usuários no SEI;

   6. SIGILOSO: atribuído a servidor  em exercício na UFSCar que necessite utilizar o SEI para realizar atividades profissionais administrativas de caráter sigiloso e executar suas atribuições legais, nos moldes do perfil básico;

   7. INFORMÁTICA: atribuído a servidor público em exercício na UFSCar que necessite utilizar o SEI para realizar atividades profissionais administrativas de caráter tecnológico e executar suas atribuições legais, cadastrar usuários e apoiar as atividades do administrador geral;

   8. ARQUIVAMENTO: atribuído a servidor em exercício na UFSCar que necessite utilizar o SEI para realizar atividades profissionais administrativas, de caráter arquivístico, executar suas atribuições legais e apoiar as atividades do administrador geral; e

   9. PROTOCOLO: atribuído a servidor em exercício na UFSCar que necessite utilizar o SEI para realizar suas atividades profissionais administrativas e de protocolo, executar suas atribuições legais, tais como criação, instrução e tramitação de processos, produção e assinatura de documentos.

Art. 8º Os perfis de acesso poderão ser criados ou alterados pelo Administrador Geral, a qualquer tempo, em conformidade com as necessidades da UFSCar, devendo publicar em boletim interno os novos perfis de acesso.

Art. 9º  Os usuários serão descadastrados dos perfis de acesso, nos seguintes casos:

I - alteração de exercício para outro órgão;

II -desligamento; e

III- cessação dos motivos que levaram ao cadastramento

Art. 10. Para utilizar o SEI, o usuário credenciado deverá acessar o sítio eletrônico https://sei.ufscar.br, informando seu login e sua senha nos campos correspondentes.

§ 1º A alteração de lotação do usuário interno implicará no ajuste de sua vinculação à unidade no SEI.

§ 2º O credenciamento do usuário poderá ser realizado em mais de uma unidade, desde que o titular da(s) unidade(s) interessada(s) autorize(m) a inclusão.

SEÇÃO II
DOS TIPOS E CADASTRAMENTO DE USUÁRIOS EXTERNOS

Art. 11.  No SEI serão adotadas as seguintes definições e responsabilidades quanto aos tipos de usuários:

1. USUÁRIO INTERNO:

   1. manter o sigilo da senha de acesso, que é pessoal e intransferível, não sendo possível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;

   2. consultar diariamente o SEI, a fim de verificar o recebimento de processos e comunicações eletrônicas, e executar as ações apropriadas;

   3. manter atualizado seus dados cadastrais no SEI;

2. USUÁRIO EXTERNO:

   1. manter o sigilo da senha de acesso, que é pessoal e intransferível, não sendo possível, em qualquer hipótese, a alegação de uso indevido;

   2. acompanhar o trâmite de processos nos quais tenha participação e executar as ações apropriadas;

   3. receber ofícios e notificações;

   4. acompanhar no sítio eletrônico da UFSCar, na internet, as informações referentes ao SEI.

§ 2º Nos casos em que for necessária a assinatura de um usuário com perfil colaborador no SEI, o Administrador da Unidade responsável pelo processo poderá conceder acesso temporário como usuário externo.

§ 3º O cadastramento de usuários no SEI, com perfil usuário básico ou colaborador, será liberado pelo Administrador de Unidade, mediante solicitação do chefe imediato, por meio de Termo de Credenciamento de Unidade SEI na UFSCar.
 

Art. 12.  O cadastramento de usuário externo será efetuado pela Unidade Gestora do SEI, ou por unidade por ela designada, seguindo procedimento definido em normativa própria.

§ 1º Enquanto não apreciada a solicitação de cadastramento como usuário externo, o pretendente poderá entregar documentos em meio físico.

§ 2º Quando necessário, o Administrador de Unidade poderá solicitar informações complementares para efetivação do cadastro de usuário externo, além daquelas prestadas no formulário constante do Anexo III.

§ 3º O resultado da análise da documentação será informado pelo Administrador da Unidade ao pretendente, por meio de mensagem eletrônica.

§ 4º O cadastramento de usuário externo será indeferido nos casos de não atendimento às exigências de apresentação de documentação.

§ 5º A negativa de acesso ou de cadastramento no SEI, bem como eventual falha de transmissão ou recepção de dados e informações, não atribuível à falha do Sistema, não poderão servir de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos legais.

Art. 13. O cadastro como usuário externo é ato pessoal, intransferível e indelegável e dar-se-á a partir de solicitação efetuada por meio de formulário eletrônico disponível em página própria no Portal da UFSCar na Internet.

Art. 14. O cadastro de representantes como usuário externo é obrigatório para:

I - pessoas naturais ou jurídicas outorgadas;

II - pessoas naturais ou jurídicas que participem ou tenham interesse em participar, em qualquer condição, de processos de homologação de produtos; e,

III - fornecedores que tenham ou pretendam celebrar contrato de fornecimento de bens ou serviços com a UFSCar, ressalvados os casos em que a UFSCar figure como usuária de serviço público.

§ 1º A partir do cadastro do usuário externo, todos os atos e comunicação processual entre a Universidade e a entidade representada dar-se-ão por meio eletrônico.

§ 2º Não serão admitidas intimação e protocolização por meio diverso, exceto quando houver inviabilidade técnica ou indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade ou à instrução do processo, ou quando houver exceção prevista em instrumento normativo próprio.

Art. 15. O cadastro como usuário externo implicará na aceitação de todos os termos e condições que regem o processo eletrônico na UFSCar, conforme previsto neste Regulamento e demais normas aplicáveis, habilitando o usuário externo a:

§ Único A não obtenção do cadastro como usuário externo, bem como eventual erro de transmissão ou recepção de dados não imputáveis a falhas do SEI ou de sistema integrado, não servirão de escusa para o descumprimento de obrigações e prazos.

CAPÍTULO IV
 DA CRIAÇÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS NO SEI

SEÇÃO I
DA CRIAÇÃO DE PROCESSOS ELETRÔNICOS

Art. 16. Para fins de criação de um processo eletrônico no SEI, deverão ser inseridos dados que possibilitem a sua localização, tratamento e recuperação, mediante o preenchimento dos campos de metadados do sistema, observados os seguintes requisitos:

1. escolha adequada do tipo de processo;

2. descrição da especificação de forma objetiva e clara;

3. preenchimento adequado do campo “Interessado”; e

4. para complementar a descrição, deve-se utilizar a maior quantidade possível de campos no cadastramento do processo.

Art. 17.  Os processos produzidos no SEI receberão um Número Único de Protocolo (NUP) gerado automaticamente, de acordo com a sistemática de numeração vigente; e

§ 1º  Os processos ou documentos físicos que forem inseridos no SEI deverão ter o número de protocolo original informado, incluindo a data de autuação ou criação original constante dos mesmos.
 

SEÇÃO II
DA CRIAÇÃO DE DOCUMENTOS INTERNOS NO SEI

Art. 18. Um processo SEI é composto por documentos com finalidade e formatação pré-definidas, como, por exemplo, ofícios, portarias, despachos, etc.

Art. 19. O processo é composto majoritariamente pela criação de documentos internos, sendo este o método fortemente recomendado para a constituição do processo.

Art. 20. Todo documento elaborado em processo SEI na UFSCar será cadastrado no SEI pela unidade de origem, recebendo, por padrão, numeração sequencial anual na unidade.

Parágrafo Único. Havendo necessidade de adoção de outro padrão de numeração para documentos específicos, a unidade deverá solicitar alteração à Unidade Gestora do SEI, apresentando as devidas justificativas.

Art. 21. As minutas de documentos decisórios e normativos deverão ser criadas no processo e encaminhadas à área responsável pela aprovação e publicação, que deverá confeccionar a versão final, quando então receberá a numeração correta e a assinatura do responsável, que detém a competência legal para aprovação e publicação do documento final.

Art. 22. Os tipos de documentos internos disponíveis para inserção em um processo serão definidos pela Unidade Gestora do SEI e configurados automaticamente no SEI.

Art. 23. A criação, o cadastramento ou a alteração de tipos e modelos de documentos no SEI se dará por meio de solicitação da Unidade SEI interessada, em processo SEI do tipo “P1001:  Solicitação de Novo Tipo Processo/Documento SEI”, enviado à Unidade Gestora do SEI para análise e aprovação, juntamente com os modelos atualizados que se queira adicionar ou substituir.

SEÇÃO III
DA INSERÇÃO DE DOCUMENTOS EXTERNOS NO SEI

Art. 24. Um processo SEI também pode conter documentos originalmente gerados em meio físico (Ex.: ofício recebido em papel) ou digital gerado externamente ao SEI (Ex.: planilha com análise financeira, extrato coletado de um site etc.). Estes tipos são considerados documentos externos, devendo ser criados sob o tipo “Externo”, e carregado por meio de upload.

Art. 25.  O documento externo só deve ser utilizado quando não houver a possibilidade de uso de um documento interno existente.

Art. 26. Caso o tamanho de arquivo do documento externo a ser inserido exceda o limite máximo configurado no SEI, deverá ser encaminhada solicitação de providências à equipe de suporte do SEI.

Art. 27º Em relação à inserção de documentos externos em processos eletrônicos, serão adotados os seguintes critérios:

I. Os documentos de procedência externa recebidos em suporte físico pela Unidade SEI serão digitalizados e capturados para o SEI em sua integridade, observado que:

1. Cabe ao usuário que realiza a inclusão de documento externo a conferência de autenticidade do documento impresso e indicação do tipo de conferência aplicável para cada documento dentro das opções apresentadas (nato-digital, cópia autenticada, cópia simples, documento original).

2. O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes (Decreto 8539/2015, art. 11, § 1º).

3. Caso haja dúvidas quanto à integridade do documento externo digitalizado e inserido no SEI, deverá ser inserido memorando complementar relatando a ocorrência.

4. Na hipótese de ser impossível ou inviável a digitalização ou captura para o SEI do documento recebido, este ficará sob a guarda da UFSCar e será admitida sua tramitação física vinculada ao processo eletrônico pertinente.

Art. 28. A digitalização e a inserção de documentos no processo eletrônico poderão ser efetuadas por quaisquer usuários internos em exercício na UFSCar, observadas as seguintes condições:

I. assinatura digital no SEI por servidor público representa a conferência da integridade e autenticidade do documento digitalizado; e,

II. documentos que contenham informações que devam ter seu acesso público limitado deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso, em conformidade com o disposto na legislação pertinente.

Art. 29. Os documentos, objetos de digitalização, deverão permanecer na unidade responsável pela criação do processo e ali mantidos pelo tempo de guarda, findo o qual poderão ser transferidos para o Arquivo Permanente da UFSCar, aos cuidados do Departamento de Expedição e Arquivo (DeEA) ou unidade que venha a assumir essa função na UFSCar.

SEÇÃO IV
DA ORGANIZAÇÃO DO PROCESSO ELETRÔNICO NO SEI

Art. 30. A ordenação dos documentos no processo eletrônico deve respeitar a sequência cronológica, lógica e contínua.

§ 1º O processo eletrônico dispensa a realização de procedimentos formais típicos do processo em papel, como capeamento, etiquetamento, carimbagem, impressão e numeração de folha ou página.

§ 2º Caso seja necessário reordenar os documentos, por solicitação da autoridade competente, deverá ser aposto despacho com justificativa do procedimento.

§ 3º A função “concluir processo na unidade” deverá ser utilizada quando não houver mais nenhuma ação a ser tomada no âmbito da unidade.

§ 4º A temporalidade documental inicia-se na data da criação do processo.

§ 5º A organização dos processos eletrônicos deve permitir a vinculação entre processos, por meio de relacionamento ou anexação.

SEÇÃO V
DA ORIGINALIDADE DOS DOCUMENTOS NO SEI

Art. 31.  Os documentos produzidos eletronicamente e juntados aos processos eletrônicos, na forma deste Regulamento, serão considerados originais para todos os efeitos legais.

§ 1º Os documentos digitalizados e inseridos no processo eletrônico por usuário interno autorizado têm a mesma força probante dos originais.

§ 2º Os usuários externos poderão enviar documentos digitais por meio de peticionamento eletrônico, sendo que os documentos digitalizados terão valor de cópia simples.

§ 3º A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados na forma do § 2º será necessária somente quando a regulamentação ou a lei expressamente o exigir ou nas hipóteses previstas nos §§ 5º e 6º deste artigo.

§ 4º O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do § 2º são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.

§ 5º A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início à diligência para a verificação do documento objeto da controvérsia.

§ 6º A UFSCar poderá exigir, a seu critério, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo, a exibição, no prazo de 5 (cinco) dias, do original em papel do documento digitalizado, no âmbito da universidade, ou enviado por usuário externo por meio de peticionamento eletrônico.

SEÇÃO VI
DO RELACIONAMENTO, ANEXAÇÃO E SOBRESTAMENTO DE PROCESSOS

Art. 32. Em referência ao relacionamento, anexação e sobrestamento de processos, serão adotados os seguintes critérios:

I - o relacionamento de processos será realizado quando houver a necessidade de associar um ou mais processos entre si, com o objetivo de facilitar a busca e complementar informações;

II - deverá ocorrer a anexação de processos quando estes pertencerem a um mesmo interessado, tratarem do mesmo assunto e, com isso, devam ser analisados e decididos de forma conjunta, dentro do processo principal;

III - o sobrestamento deverá ser precedido de determinação formal da autoridade competente, a qual será inserida no próprio processo sobrestado, com justificativa;

IV - o sobrestamento deverá ser removido quando não mais subsistir o motivo que o determinou, ou quando for determinada a retomada de sua regular tramitação; e

V - o relacionamento de processos não se confunde com o sobrestamento ou anexação, não havendo vinculação entre suas tramitações, que continuam a ocorrer normalmente e de forma autônoma.

SEÇÃO VII
DO CANCELAMENTO E EXCLUSÃO DE DOCUMENTOS

Art. 33. Em relação ao cancelamento e exclusão de documentos, serão adotados os seguintes critérios:

I - poderão ser cancelados ou excluídos pela unidade que gerou o documento, mediante justificativa:

a) documentos sem assinatura;

b) documentos assinados, mas ainda não abertos por usuários de unidade distintas das que geraram os documentos; e

c) documentos já abertos em outras unidade; e

II - os cancelamentos e exclusões serão registrados no SEI com os dados do responsável pela ação.

Parágrafo único. É vedada a exclusão ou o cancelamento de documentos assinados ou abertos por unidade distintas das que geraram os documentos.

SEÇÃO VIII
DOS PRAZOS

Art. 34. Em relação a prazos, serão adotados os seguintes critérios:

I - os prazos iniciam a partir da data do recebimento, excluindo-se da contagem o dia inicial e incluindo-se o do vencimento;

II - para efeito de contagem dos prazos, considerar-se-á efetuado o recebimento:

a. no dia em que o usuário efetivar o recebimento eletrônico do processo;

b. nos casos em que não for efetivado o recebimento eletrônico do processo, após dez dias, contados da data de encaminhamento do processo;

III - considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil subsequente quando o seu vencimento incidir em dia em que não houver expediente ou este for encerrado antes do horário normal;

IV - quando o ato processual tiver de ser praticado em determinado prazo, serão considerados tempestivos os efetivados até às 23h59 do último dia, conforme horário oficial de Brasília; e

V - considera-se realizado o envio eletrônico de documentos no dia e hora do respectivo registro eletrônico no SEI, conforme horário oficial de Brasília.

SEÇÃO IX
DA ASSINATURA ELETRÔNICA

Art. 35. Os documentos digitais produzidos e geridos no SEI terão garantia de integridade, de autoria e de autenticidade, mediante utilização de Assinatura Eletrônica nas seguintes modalidades:

I - assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil); ou,

II - assinatura cadastrada, mediante login e senha de acesso do usuário.

§ 1º As assinaturas digital e cadastrada são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

§ 2º A autenticidade de documentos produzidos no SEI pode ser verificada em página própria no Portal da UFSCar na Internet.

SEÇÃO X
DA MIGRAÇÃO DE PROCESSOS PRÉ-EXISTENTES EM MEIO FÍSICO

Art. 36. Em relação à transição dos processos físicos existentes anteriormente à implantação do SEI na UFSCar, para o meio eletrônico, serão adotados os seguintes critérios:

I - A Unidade Gestora do SEI irá definir procedimentos e cronograma, em normativa complementar a este regulamento, para que as unidades SEI procedam à migração dos processos físicos sob responsabilidade da unidade para o meio eletrônico no SEI.

II - A conversão de processo físico para o SEI deverá observar os seguintes procedimentos:

a. realizar a digitalização do processo em formato PDF pesquisável, mediante a utilização da funcionalidade Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), com resolução mínima de 200 DPI e máxima de 300 DPI, disponível em diversos modelos de impressoras com função de digitalização e em alguns softwares, sendo cada pasta um arquivo PDF único, devidamente revisado quanto à numeração das páginas, a folhas faltantes, à páginas ilegíveis ou distorcidas, ao giro das páginas adequadas à leitura;

b. os processos administrativos que contenham volumes deverão ter a estrutura original mantida na digitalização, compondo, cada volume, um arquivo eletrônico;

c. iniciar um processo no SEI com o mesmo NUP do processo físico, por meio da opção “Protocolo Informado”, e preencher os demais campos;

d. criar um documento eletrônico no SEI do tipo “Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico”, assinado pelo responsável pela unidade;

e. anexar no SEI o arquivo digitalizado, conforme disposto no inciso II, item a deste artigo; e

f. registrar o arquivamento do processo físico no Sistema Trâmite, para que constem as informações de localização para consulta, incluindo nas observações o Número SEI do termo de encerramento;

g. anexar no processo físico o “Termo de Abertura de Processo Eletrônico e Encerramento de Processo Físico”.

h. na caixa e nas pastas físicas do processos, incluir em destaque uma etiqueta com a frase “DIGITALIZADO NO SEI”, facilitando a identificação e evitando-se que novos documentos sejam incluídos no processo finalizado em papel.

i. enviar o processo físico encerrado para o DeEA (ou unidade que o substitua no futuro) para arquivamento no Arquivo Permanente da UFSCar.

j. após o arquivamento definitivo do processo, eventuais documentos recebidos em meio físico deverão ser digitalizados e inseridos no processo SEI correspondente, permanecendo na unidade do responsável pela inserção do documento digitalizado no processo. Findo o tempo de guarda, o documento físico poderá ser descartado ou transferido para o Arquivo Permanente da UFSCar, aos cuidados do DeEA, conforme Tabela de Temporalidade utilizada.

Art. 37. Não deverão ser registrados no SEI jornais, revistas, livros, folders, correspondências particulares e demais materiais que não se caracterizem como documentos arquivísticos relevantes para processos administrativos.

CAPÍTULO V
 DA CLASSIFICAÇÃO DOS PROCESSOS E DOCUMENTOS

SEÇÃO I
DA CLASSIFICAÇÃO

Art. 38º  Os processos administrativos e documentos associados na UFSCar se classificam da seguinte forma:

1. Quanto ao Âmbito:
   1. INTERNOS: aqueles nas quais a tramitação ocorre exclusivamente entre unidades SEI da UFSCar;
   2. EXTERNOS: aqueles nas quais a tramitação envolve, pelo menos, um participante externo à UFSCar;
2. Quanto à Segurança:
   1. PÚBLICOS: possuem conteúdo de acesso irrestrito, podendo ser conhecido por outras pessoas, além do destinatário;
   2. RESTRITOS: possuem conteúdo com informações necessárias ao resguardo da inviolabilidade da intimidade da vida privada, da honra ou da imagem das pessoas, estudos, minutas e subsídios para planejamento de documentos sigilosos previstos em legislações afetas à segurança da informação;
   3. SIGILOSOS: possuem informações submetidas temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo;
3. Quanto à Finalidade, os tipos de processos deverão ser agrupados de acordo com a natureza das unidades UFSCar:
   1. REITORIA;
   2. UNIDADES ADMINISTRATIVAS;
   3. UNIDADES ACADÊMICAS;

§ 1º Os agrupamentos serão sistematizados por meio de numerações específicas a serem detalhadas em normativa complementar a este regulamento.

SEÇÃO II
DOS NÍVEIS DE ACESSO A PROCESSOS E DOCUMENTOS NO SEI

Art. 39. Todo processo ou documento criado ou inserido no SEI deverá ser obrigatoriamente classificado nos níveis de acesso como público, restrito ou sigiloso.

§ 1º A classificação das informações quanto ao grau de sigilo deve observar o disposto na legislação específica, observando a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção.

§ 2º Os processos e documentos classificados como públicos poderão ser visualizados por todos os usuários internos, sendo permitido o acesso externo mediante solicitação formal.

§ 3º Os processos e documentos classificados como restritos poderão ser visualizados pelos usuários das unidades por onde estes tenham tramitado, quando se tratarem de documentos preparatórios, informações pessoais, ou ainda, em outras hipóteses legais de restrição de acesso; e

§ 4º O acesso a processo ou documento classificado como sigiloso será limitado aos usuários para os quais tenha sido atribuída permissão específica de acesso e se dará mediante a aposição da respectiva senha, nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

§ 5º A permissão de acesso a documento ou processo classificado como sigiloso será de competência do servidor responsável pela criação do processo, respeitando a legislação vigente sobre a matéria.

§ 6º O documento preparatório (ex. minuta de documento) de um ato administrativo deverá ser transformado em público após a publicação do referido ato, ressalvadas as hipóteses de sigilo do ato final.

SEÇÃO III
DAS COMPETÊNCIAS PARA CLASSIFICAÇÃO, DESCLASSIFICAÇÃO E RECLASSIFICAÇÃO DO GRAU DE SIGILO

Art. 40. Para classificação, desclassificação e reclassificação do grau de sigilo, aplicam-se os regramentos previstos na Lei nº 12.527.

Art. 41. A classificação da informação em qualquer grau de sigilo deverá ser formalizada por meio de Termo de Classificação de Informação (TCI), conforme estabelecido no Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, Seção II “Dos Procedimentos para Classificação de Informação”.

Parágrafo único. O TCI seguirá anexo à informação classificada e deverá ser mantido no mesmo grau de sigilo.

SEÇÃO IV
DA CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA

Art. 42. Em relação à classificação arquivística, ao arquivamento e à avaliação, todos os processos do SEI serão classificados com base:

I - no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio;

II - na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das IFES:  Anexo da Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013.

Art. 43. Ao escolher o tipo de processo, obrigatoriamente, o usuário deverá classificar o assunto de acordo com sua natureza ou similaridade.

Art. 44. Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda definidos nas tabelas de temporalidade de documentos de arquivo.

Art. 45. Os processos eletrônicos de guarda permanente receberão tratamento de preservação, de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações, devendo à unidade de tecnologia da informação do órgão, SIn, prover condições, conforme resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios arquivísticos digitais confiáveis para o arquivamento e manutenção de documentos arquivísticos digitais em suas fases corrente, intermediária e permanente.

Art. 46. A eliminação de documentos, bem como de processos eletrônicos e físicos, será promovida pelas unidades criadoras dos respectivos processos e executada de acordo com a legislação arquivística e os procedimentos vigentes.

Art. 47. A Unidade Gestora do SEI será responsável por criar comissão para avaliação e eliminação de documentos e processos que ultrapassarem sua temporalidade.

CAPÍTULO VI
 DA TRAMITAÇÃO E ACESSO A PROCESSOS NO SEI

SEÇÃO I
DA TRAMITAÇÃO

Art. 48.  Toda Unidade SEI da UFSCar possui competência para protocolar processos, não havendo unidade central de protocolo. O protocolo de tramitação de processos no SEI inicia-se no ato da criação do processo na unidade geradora, sendo complementado pelas sucessivas inclusões de documentos, tramitações subsequentes entre Unidades SEI e eventuais participantes externos, e conclusão do processo.

Art. 49.  Uma vez concluída a implantação do SEI, toda entrada e saída de processos no âmbito da UFSCar, incluindo as unidades administrativas e acadêmicas, será realizada eletronicamente, por meio do SEI.

Art. 50.  Após a implantação plena do SEI na UFSCar não será mais permitida a criação de novos processos em meio físico. Porém, a universidade ainda estará sujeita ao recebimento de documentos externos em meio físico (ex. Prefeitura Municipal, Ministério Público, Órgãos do Poder Judiciário, etc.). Estes documentos serão recebidos pela universidade e encaminhados à unidade destinatária pertinente para o tratamento do documento recebido. Caso apropriado, caberá a esta unidade a conversão do documento recebido para o meio digital e inclusão do mesmo em novo processo SEI ou processo já existente.

Art. 51.  A tramitação de processos entre as unidades da UFSCar, incluindo  as unidades administrativas e acadêmicas, respeitará as regras tácitas ou explícitas definidas pelas chefias existentes, observadas as estruturas regimentais.

Art. 52. A maioria dos tipos de processos têm natureza administrativa ou acadêmica, sendo prerrogativa das respectivas unidades a criação e tramitação dos mesmos. Os tipos de processo que possuem natureza pessoal (Ex.: solicitação de afastamento, auxílios financeiros etc.) deverão ser criados e tramitados pelo servidor interessado.

Art.  53º  Em caso de erro na tramitação de processo eletrônico, a área de destino deverá promover imediatamente:

                         I.   o seu adequado direcionamento; ou

                         II.   a sua devolução ao remetente.

Art. 54.  O documento em meio físico será recebido pela unidade do campus responsável pelo protocolo de recebimento (ex. DeEA no Campus São Carlos) e tramitado para a unidade destinatária. A unidade SEI destinatária será responsável pela digitalização e inclusão do documento em processo SEI e guarda do documento em meio físico, caso necessário.

Art. 55.  O processo eletrônico no SEI inicia-se com sua autuação e todos os documentos produzidos ou inseridos constituirão ou se vincularão a ele, sendo de responsabilidade do usuário que os produziu o registro dos metadados respectivos.

SEÇÃO II
DO PETICIONAMENTO ELETRÔNICO

Art. 56. O peticionamento eletrônico será registrado automaticamente pelo SEI, o qual fornecerá recibo eletrônico de protocolo contendo pelo menos os seguintes dados:

I - número do processo correspondente;

II - lista dos documentos enviados com seus respectivos números de protocolo;

III - data e horário do recebimento da petição; e

IV - identificação do signatário da petição.

Art. 57. A partir da implementação de funcionalidade de emissão e gestão de procurações eletrônicas pelos usuários externos no SEI, serão aceitas procurações emitidas e assinadas diretamente no referido sistema.

Art. 58. Os documentos originais em suporte físico cuja digitalização seja tecnicamente inviável, assim como os documentos nato-digitais em formato originalmente incompatível ou de tamanho superior ao suportado pelo sistema deverão ser apresentados fisicamente ao Protocolo da UFSCar no prazo de 10 (dez) dias contados do envio da petição eletrônica que deveria encaminhá-los, independentemente de manifestação da UFSCar.

§ 1º A petição a que se refere o caput indicará expressamente os documentos que serão apresentados posteriormente.

§ 2º O prazo disposto no caput para apresentação posterior do documento em meio físico não exime o interessado do atendimento do prazo processual pertinente, o qual deve ser cumprido com o peticionamento dos documentos cujo envio em meio eletrônico seja viável.

§ 3º A definição de digitalização tecnicamente inviável de documentos em suporte físico, os formatos e o tamanho máximo de arquivos suportados pelo sistema serão informados em página própria no Portal da UFSCar na Internet ou no próprio sistema por meio do qual for feito o peticionamento.

§ 4º Caso os documentos apresentados na forma do caput não observem as definições previstas no § 3º, considerar-se-á cumprido o prazo processual na data de apresentação física dos documentos ao Protocolo da UFSCar.

Art. 59. A utilização de correio eletrônico ou de outros instrumentos congêneres não é admitida para fins de peticionamento eletrônico, ressalvados os casos em que regulamentação ou a lei expressamente o permitir.

SEÇÃO III
DA IMPRESSÃO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS NO SEI

Art. 60. Deve-se evitar terminantemente a impressão de processos e documentos digitais, a fim de promover a economia de recursos com papel e impressão.

Art. 61.  Deve-se evitar terminantemente o envio impresso de processos e documentos digitais por malote e correios, a fim de promover a economia de recursos logísticos.

Art. 62.  Quando a opção mais adequada for imprimir os autos do processo eletrônico em papel para o posterior envio, o documento/despacho de encaminhamento do processo deve ser assinado eletronicamente no SEI, antes da impressão.

Art. 63.  A unidade poderá remeter processos e documentos para destinatário externo, por correio eletrônico (e-mail)  a partir do próprio SEI, procedimento que permite o registro do envio ao destinatário no respectivo processo SEI.

Art. 64.  Caso seja imprescindível o envio do processo ou documentos a órgãos ou entidades externas em meio físico, caberá à Unidade SEI, responsável pelo envio, fazer a impressão dos documentos e providenciar o envio, registrando informações e comprovantes de envio e recebimento pelo destinatário em despacho no respectivo processo SEI.

SEÇÃO IV
DO PEDIDO DE VISTAS A PROCESSOS

Art. 65. Em relação ao pedido de vistas ao processo serão adotados os seguintes critérios:

I - qualquer cidadão poderá solicitar vistas aos processos eletrônicos classificados como públicos;

II - as solicitações de vistas a processos serão dirigidas à chefia da Unidade SEI responsável pela criação do processo ou ao Serviço de Informações ao Cidadão ou à Ouvidoria, por meio eletrônico ou presencial;

III - as permissões para vistas aos processos deverão obedecer à legislação pertinente ao acesso à informação;

IV - atendidos os requisitos formais, a unidade que recebeu a demanda deverá encaminhar o pedido ao setor competente;

V - nos casos em que o solicitante não possuir endereço eletrônico, o Administrador da Unidade deverá assegurar a vista mediante uma das seguintes opções:

a.  a disponibilização de recursos necessários para efetivar a vista; ou

b.  a impressão e a disponibilização dos documentos solicitados;
 

VI - a concessão de acessos externos a processos, para fins de vistas, deverá se limitar ao prazo máximo de dez dias corridos, passível de prorrogação.

CAPÍTULO VII
 DA DISPONIBILIDADE DO SISTEMA E CONTAGEM DE PRAZOS

Art. 66. O SEI estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.

§ 1º As manutenções programadas do sistema serão sempre informadas com antecedência em página própria no Portal da UFSCar na Internet e realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 23 (vinte e três) horas dos domingos ou das 23 (vinte e três) horas às 6 (seis) horas nos demais dias da semana.

§ 2º Será considerada a indisponibilidade do SEI por motivo técnico quando for superior a 60 (sessenta) minutos, ininterruptos ou não, se ocorrida entre as 6 (seis) horas e as 23 (vinte e três) horas nos dias de expediente normal do Campus São Carlos da UFSCar;

Art. 67. Considera-se indisponibilidade do SEI a falta de oferta dos seguintes serviços ao público externo:

I - consulta aos autos digitais; ou,

II - peticionamento eletrônico diretamente pelo SEI ou por meio de integração.

Parágrafo único. Não se caracterizam indisponibilidade do SEI as falhas de transmissão de dados entre a estação de trabalho do usuário externo e a rede de comunicação pública, assim como a impossibilidade técnica que decorrerem de falhas nos equipamentos ou programas do usuário.

Art. 68. A indisponibilidade do SEI definida no art. 66 deste Regulamento será aferida por sistema de monitoramento da área de tecnologia da informação da UFSCar, a qual promoverá seu registro em relatórios de interrupções de funcionamento (Logs) a serem divulgados em página própria no Portal da UFSCar na Internet, devendo conter pelo menos as seguintes informações:

I - data, hora e minuto do início e do término da indisponibilidade; e,

II - serviços que ficaram indisponíveis.
 

Art. 69. Para todos os efeitos, os atos processuais em meio eletrônico consideram-se realizados no dia e na hora do recebimento pelo SEI.

§ 1º Quando o ato processual tiver que ser praticado em determinado prazo, por meio eletrônico, serão considerados tempestivos os efetivados, salvo disposição em contrário, até às 23 horas e 59 minutos e 59 segundos do último dia do prazo, tendo sempre por referência o horário oficial de Brasília.

§ 2º Para efeitos de contagem de prazo, não serão considerados os feriados estaduais, municipais ou distritais.

§ 3º A indisponibilidade do SEI por motivo técnico no último dia do prazo prorroga-o para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema.

§ 4º Identificada a indisponibilidade do SEI por motivo técnico por mais de 24 (vinte e quatro) horas seguidas, o/a Reitor(a) da Universidade poderá suspender o curso de todos os prazos processuais em ato que será publicado na página de que trata o art. 66 deste Regulamento.

Art. 70. As intimações aos usuários externos cadastrados na forma deste Regulamento ou de pessoa jurídica por eles representada serão feitas por meio eletrônico e consideradas pessoais para todos os efeitos legais.

§ 1º Considerar-se-á realizada a intimação no dia em que o usuário externo efetivar a consulta eletrônica ao documento correspondente, certificando-se nos autos sua realização.

§ 2º A consulta referida no § 1º deste artigo deverá ser feita em até 15 (quinze) dias corridos contados do envio da intimação, sob pena de ser considerada automaticamente realizada na data do término desse prazo.

§ 3º Na hipótese do § 1º deste artigo, nos casos em que a consulta se dê em dia não útil, e na hipótese do § 2º, nos casos em que o prazo terminar em dia não útil, considerar-se-á a intimação realizada no primeiro dia útil seguinte.

§ 4º Em caráter informativo, poderá ser efetivada remessa de correspondência eletrônica comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, nos termos do § 2º deste artigo.

§ 5º As intimações que viabilizem o acesso à íntegra do processo serão consideradas vista pessoal do interessado para todos os efeitos legais.

§ 6º Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização da intimação, os atos processuais poderão ser praticados em meio físico, digitalizando-se o documento físico correspondente.

CAPÍTULO VIII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS

Art. 71. O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade administrativa, civil e criminal, na forma da legislação em vigor.

Art. 72. O sistema Trâmite será bloqueado para a funcionalidade de criação de novos documentos e processos, permanecendo o seu funcionamento apenas para pesquisa e tramitação de processos ainda não migrados para o SEI, com data e procedimentos a serem definidos em normativa complementar.

Art. 73. Em caso de dúvidas deverá ser contatado o apoio administrativo na unidade, o suporte do SEI ou a Unidade Gestora do SEI.

Art. 74. As unidade administrativas e acadêmicas poderão editar normas complementares para uso do SEI de acordo com suas especificidades, observado o disposto neste Regulamento.

Art. 75.  O Boletim de Serviço Eletrônico (BSE) do SEI é reconhecido  como veículo oficial de publicação da UFSCar, conforme regulamentado em Portaria própria, e acessado por meio do URL http://sei.ufscar.br/boletim

Art. 76.   Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação no DOU.

Profa. Dra. Wanda Aparecida Machado Hoffmann

Reitora

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Documento assinado eletronicamente por Wanda Aparecida Machado Hoffmann, Reitora, em 03/05/2019, às 16:07, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufscar.br/autenticacao, informando o código verificador 0011697 e o código CRC 5B68C7D3.

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