SEI/FUFSCar - 1910356 - Ato Normativo: Resolução

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O Conselho de Administração da Universidade Federal de São Carlos, no exercício das atribuições legais e daquelas que lhe conferem o Estatuto e o Regimento Geral da UFSCar, reunido para sua 74ª Reunião Ordinária, realizada em 6 de junho de 2025, considerando o Ofício nº 55/2025/ProAd (1841208), e tendo em vista o que consta no Processo SEI-UFSCar nº 23112.014924/2025-98,

Art. 1º Esta Resolução aprova, no âmbito da Universidade Federal de São Carlos - UFSCar, a regulamentação do reembolso por uso de veículo próprio em missões de trabalho realizadas no interesse da administração, por servidores e colaboradores eventuais e externos, mediante autorização prévia da autoridade competente.

I - requisitante: servidor ou servidora responsável pela abertura do processo SEI "Adm: Viagens: Requisição de Reembolso de Viagem" e pelo preenchimento da Requisição de Reembolso de Viagem (RRV);

II - beneficiário ou viajante: servidor, colaborador externo ou colaborador eventual recebedor do reembolso através da RRV.

III - colaborador externo: pessoa física sem vínculo funcional com a UFSCar, mas vinculada à Administração Pública;

IV - colaborador eventual: pessoa física sem vínculo funcional com a Administração Pública;

V - trecho: percurso de ida e volta, efetivamente desenvolvidos pelo viajante, entre as localidades;

VI - ordenador de despesas: responsável orçamentário pela despesa, que será:

b) no caso de despesas com recursos dos Centros Acadêmicos, o Diretor de cada Centro;

Art. 3º O reembolso de transporte terrestre por uso de veículo próprio deve ser usado como medida excepcional e com base nos princípios da razoabilidade, economicidade e interesse público, nos casos de impossibilidade ou inadequação dos meios oficiais.

§1º A opção de uso de veículo próprio para realização de serviço externo é de total responsabilidade do beneficiário-viajante, inclusive quanto a possíveis despesas com a manutenção do veículo, acidentes ou avarias no percurso. O beneficiário-viajante deverá assinar um Termo de Responsabilidade, Anexo I desta Resolução.

Art. 4º Para fins de concessão do reembolso deverão ser observados os seguintes procedimentos:

I - requisição de Reembolso de Viagem assinada e preenchida pelo requisitante, beneficiário e ordenador de despesas;

a) foto do hodômetro do veículo no momento em que o beneficiário inicia o trecho e foto do momento em que retorna ao local de origem;

b) tickets de pagamento de pedágios ou relatórios de empresas de cobrança automática;

III - o Termo de Responsabilidade (Anexo I), preenchido e assinado, deve ser anexado em PDF no SEI (processo de solicitação de reembolso).

§1º No caso de o beneficiário ser colaborador externo ou eventual que não tem acesso ao SEI, a chefia do departamento responsável pela viagem poderá assinar no lugar do beneficiário. A assinatura por parte da chefia do departamento não significa que a responsabilidade pela viagem seja do chefe do departamento e, sim, a mera ciência de que uma pessoa externa está solicitando reembolso e foi permitida tão somente porque o externo não tem acesso ao SEI-UFSCar da forma ágil que o procedimento requer.

§2º A finalidade das fotografias do hodômetro é comprovar a quilometragem total percorrida pelo beneficiário do início ao término da missão. Se o beneficiário não puder tirar a fotografia, a distância entre os municípios será definida com base em informações prestadas por órgãos oficiais ou obtidas por meio de pesquisa em ferramenta, ou aplicação disponível na rede mundial de computadores.

§3º A quilometragem a ser reembolsada, bem como os valores relativos a pedágios, deverá estar compatível com as informações declaradas nos formulários específicos, observando-se a distância estimada entre os pontos de origem e destino, conforme rotas plausíveis indicadas por aplicativos de mapas e navegação amplamente utilizados. Não serão aceitos, para fins de reembolso, comprovantes de pedágios ou registros de quilometragem que destoem de forma significativa dos trechos informados nos formulários apresentados.

Art. 5º O pagamento do reembolso será condicionado à existência de dotação orçamentária e à conformidade da documentação apresentada com os requisitos estabelecidos nesta norma.

Art. 6º Ficam sob responsabilidade das Pró-Reitorias, Diretorias de Centro, Secretarias Gerais e demais unidades da UFSCar o controle e a validação dos pedidos de reembolso, bem como a verificação da economicidade e da pertinência da utilização de veículo próprio.

Art. 7º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI-UFSCar.

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Eu, [NOME COMPLETO], servidor(a) público(a) federal, matrícula SIAPE nº [XXXXXXXX], ocupante do cargo de [cargo/função], lotado(a) na [nome da unidade/setor], CPF nº [XXX.XXX.XXX-XX], declaro, para os devidos fins, que:

1. Utilizarei, por livre e espontânea vontade, meu veículo particular, de marca [marca], modelo [modelo], ano [ano], placa [XXX-0000], no deslocamento a serviço da Universidade Federal de São Carlos, no período de [início] a [fim], estando ciente e de acordo com o disposto no presente termo.

2. Assumo integral responsabilidade por quaisquer riscos ou prejuízos decorrentes do uso do referido veículo, incluindo:

3. Declaro estar ciente de que a Administração Pública não se responsabiliza por qualquer evento danoso envolvendo o veículo, terceiros ou o condutor, inclusive no caso de sinistros, e que o uso do veículo particular não caracteriza vínculo contratual com a Administração.

4. Estou ciente de que receberei R$0,93 (noventa e três centavos) por km rodado e o reembolso dos pedágios, comprometendo-me a apresentar os comprovantes das despesas com pedágio e a fotografia do hodômetro do meu carro do início e do término da missão, observando norma interna da UFSCar.

5. Declaro ainda que o deslocamento mencionado ocorre em virtude da inexistência ou indisponibilidade de veículo oficial no período solicitado e que o uso do veículo próprio foi por mim aceito por livre e espontânea vontade de colaborar com a administração e que estou solicitando tão somente o reembolso relacionado à missão desempenhada.

Documento assinado eletronicamente por Ana Beatriz de Oliveira, Reitor(a), em 04/07/2025, às 16:18, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufscar.br/autenticacao, informando o código verificador 1910356 e o código CRC 6D2AAB53.

Referência: Caso responda a este documento, indicar expressamente o Processo nº 23112.014924/2025-98	SEI nº 1910356
Modelo de Documento: Ato Normativo: Resolução, versão de 08/Novembro/2023