INSTRUÇÃO NORMATIVA PROEX Nº 2, DE 14 de agosto de 2025

O Pró-Reitor de Extensão Adjunto da Universidade Federal de São Carlos, Prof. Dr. Alexandre Rodrigo Nishiwaki da Silva, no exercício da Pró-Reitoria, designado nos termos da Portaria GR n.º 6.063, de 16 de dezembro de 2022 (Documento SEI n.º 0906233), no uso das atribuições legais e estatutárias que lhe foram conferidas pelos arts. 12, 22 e 23 do Estatuto da UFSCar, aprovado pela Portaria SESu/MEC n.º 984, de 29 de novembro de 2007, pelos arts. 8º e 32 do Regimento Geral da UFSCar, aprovado pela Resolução ConsUni n.º 709, de 02 de janeiro de 2012, e em conformidade com o que estabelece o Regimento Geral da Extensão na UFSCar (Resolução CoEx n.º 03/2016, de 17 de março de 2016, Documento SEI n.º 1686058), particularmente em seu art. 57, bem como tendo-se em vista o que consta do Processo SEI-UFSCar n.º 23112.026007/2025-56,

CONSIDERANDO a necessidade de se regulamentar os procedimentos de indicação e de formalização de fiscais de projetos de extensão que devam ser formalizados por meio de instrumentos jurídicos específicos, quando não tipificados como contratos ou convênios, envolvendo a UFSCar e uma ou mais Fundações de Apoio, tendo como base o cumprimento da legislação e das normas vigentes, conforme o disposto no parágrafo primeiro do art. 12 do Decreto n.º 7.423, de 31 de dezembro de 2010, 

RESOLVE:

Ficam regulamentados, na forma do Anexo I desta Instrução Normativa, os procedimentos de indicação e de formalização de fiscais de projetos de extensão que devam ser formalizados por meio de instrumentos jurídicos a serem firmados com Fundações de Apoio, vinculados às atividades de extensão da UFSCar;

Esta regulamentação não se aplica aos instrumentos jurídicos porventura tipificados como contratos ou convênios, por conta das determinações normativas e legais especificamente aplicáveis a tais instrumentos.

Esta Instrução Normativa revoga quaisquer disposições precedentes, incluindo guias ou documentos anteriormente emitidos sobre os procedimentos para a indicação e a formalização de fiscais para atividades de extensão.

Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico (Publicações Oficiais) do SEI-UFSCar.

Prof. Dr. Alexandre Rodrigo Nishiwaki da Silva

Pró-Reitor de Extensão em Exercício
Universidade Federal de São Carlos - UFSCar

Designação e Formalização de Fiscais de Atividades de Extensão com Instrumentos Jurídicos Firmados com Fundações de Apoio

Para cada instrumento jurídico relacionado à execução de atividades de extensão que formalize parcerias com Fundações de Apoio, excluindo-se contratos e convênios, a indicação do fiscal titular e do fiscal substituto é de responsabilidade do Conselho Departamental ou da Unidade Multidisciplinar de Ensino, Pesquisa e Extensão ao qual o(a) coordenador(a) da proposta está vinculado(a). Estes servidores representarão a UFSCar, garantindo o acompanhamento da relação pactuada e o cumprimento de todas as obrigações estabelecidas pela outra parte. A designação desses fiscais será posteriormente oficializada pela Pró-Reitoria de Extensão (ProEx) em Portaria.

Passo a Passo para a Indicação e a Formalização do Fiscal para Instrumentos Jurídicos vinculados a Cursos de Especialização:

1. Submissão de Atividades de Extensão:
   Ao submeter uma atividade de extensão que será formalizada por meio de um instrumento jurídico com uma Fundação de Apoio, é necessário a indicação do fiscal titular e do fiscal substituto por meio de ofício SEI. Este ofício deve ser assinado pela chefia do departamento ou unidade multidisciplinar e pelos fiscais indicados. O ofício deverá ser inserido em um processo SEI próprio a ser indicado pela ProEx, conforme o edital correspondente;
    

2. Avaliação e Deliberação:
   A Coordenadoria de Cursos de Extensão (CCEx) verificará se o pré-requisito de indicação do fiscal foi cumprido. Somente após essa verificação a atividade será encaminhada para apreciação e deliberação pelo Conselho de Extensão (CoEx) da UFSCar;
    

3. Formalização Jurídica:
   Caso a atividade seja aprovada pelo CoEx, ela será formalizada por meio de um instrumento jurídico, que também será apreciado pelo CoEx e, caso aprovado, receberá um número específico. Considerando a necessidade de tramitação do instrumento jurídico por várias instâncias da Universidade, não será possível a aprovação da atividade de extensão e a aprovação do instrumento jurídico a ela vinculado em uma mesma reunião do Conselho de Extensão;
    

4. Emissão da Portaria:
   Após a aprovação do instrumento jurídico pelo CoEx, a Pró-Reitoria de Extensão (ProEx) emitirá a Portaria de Nomeação, formalizando a designação dos fiscais. Esses servidores atuarão como representantes da UFSCar, assegurando o acompanhamento da execução do instrumento e o cumprimento das obrigações pactuadas.

Passo a Passo para Indicação e Formalização do Fiscal para demais Instrumentos Jurídicos vinculados a Atividades de Extensão

5. Submissão e Avaliação de Atividades de Extensão:
   Após a aprovação de uma atividade de extensão que será formalizada por meio de um instrumento jurídico com uma Fundação de Apoio, é obrigatória a indicação do fiscal titular e do fiscal substituto por meio de ofício SEI. Este ofício deve ser assinado pela chefia do departamento ou unidade multidisciplinar e pelos fiscais indicados. O(A) coordenador(a) da atividade deverá criar esse ofício em um processo SEI novo e então enviá-lo à ProEx, sem que uma cópia do processo permaneça aberta na unidade em que foi criado, de modo a permitir que a equipe da ProEx possa fundir este processo SEI ao processo SEI em que tramitou a atividade de extensão;
    

6. Formalização Jurídica:
   O Serviço de Formalização de Parcerias (SerForP) do DeAFC/Ex verificará se a indicação dos fiscais foi realizada conforme o exigido. Somente após essa verificação a minuta do instrumento jurídico será encaminhada para apreciação e deliberação pelo Conselho de Extensão (CoEx) da UFSCar;
    

7. Emissão da Portaria:
   Após a aprovação do instrumento jurídico pelo CoEx, a Pró-Reitoria de Extensão (ProEx) emitirá a Portaria de Nomeação, formalizando a designação dos fiscais. Esses servidores atuarão como representantes da UFSCar, assegurando o acompanhamento da execução do instrumento e o cumprimento das obrigações pactuadas.

Perguntas e Respostas Frequentes

1. Há previsão legal da atuação de docentes como fiscais?

Sim, há previsão legal para que docentes atuem como fiscais de contratos, desde que cumpram os requisitos legais estabelecidos e não haja conflito de funções ou interesses, conforme previsto na Lei n.º 14.133/2021 e nas normas internas da UFSCar.

2. Somente o conselho pode designar o fiscal?

Sim, no contexto específico da UFSCar e dos projetos de extensão com fundações de apoio, a designação do fiscal deve ser feita exclusivamente pelo Conselho Departamental ou de Unidade Multidisciplinar (Resolução CoEx n.º 07/2018).

3. A designação pode ser realizada pelo chefe do departamento ad referendum do conselho departamental?

Sim, a designação do fiscal pode ser realizada pelo chefe do departamento ad referendum do Conselho Departamental, desde que a designação seja posteriormente submetida e aprovada pelo próprio Conselho Departamental.

4. Onde são definidas as responsabilidades do fiscal?

As responsabilidades do fiscal estão definidas em normas legais e institucionais específicas:

Legislação Federal

• Lei n.º 14.133/2021, art. 117:

  • Acompanhar e fiscalizar a execução do contrato;

  • Anotar ocorrências;

  • Informar superiores sobre fatos que exijam providências fora de sua competência.

Normas Internas da UFSCar

• Resolução CoEx nº 07/ 2018, art. 7º:

  • Zelar pelo cumprimento do objeto pactuado;

  • Atestar cumprimento de etapas;

  • Avaliar prestações de contas (relatórios parciais e finais);

  • Manter-se atualizado sobre modificações na execução do projeto.

• Instrumentos jurídicos formalizados com a FAI·UFSCar também descrevem obrigações específicas, como emissão de parecer sobre a execução física e financeira.

5. Quais os procedimentos e prazos que devem ser seguidos pelo fiscal indicado, quais seus direitos e responsabilidades?

O fiscal indicado deve seguir os procedimentos e prazos definidos nas normas internas da UFSCar e na legislação federal. Suas responsabilidades são claras, e seus direitos incluem suporte institucional, acesso às informações e auxílio técnico.

O fiscal deve acompanhar a execução do projeto conforme o plano de trabalho, garantindo o cumprimento do objeto pactuado, incluindo metas, prazos e produtos, bem como manter-se informado sobre alterações no instrumento jurídico. É sua responsabilidade monitorar a vigência, alertando os setores competentes sobre a necessidade de renovação, aditamento ou encerramento, e atestar a execução das etapas a partir da conferência da documentação e dos resultados entregues.

O fiscal tem direito a acesso a todas as informações e documentos necessários à fiscalização, a receber suporte dos órgãos internos da universidade, a ter sua atuação técnica resguardada quando exercida com responsabilidade e a ser formalmente designado para a função, com registro de seu aceite expresso.

6. Um mesmo fiscal pode fiscalizar quantos contratos?

Não há um número máximo fixado em lei ou nas normas internas da UFSCar sobre quantos contratos um fiscal pode acompanhar.

7. O fiscal pode participar da equipe executora do projeto ou atividade de extensão?

Não. Conforme o art. 6º, §4º da Resolução CoEx nº 07/2018, o fiscal não pode integrar a equipe executora da atividade, projeto ou programa de extensão que ensejou a celebração do instrumento jurídico com a Fundação de Apoio. Essa medida visa garantir a imparcialidade da fiscalização e evitar conflitos de interesses.

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Documento assinado eletronicamente por Alexandre Rodrigo Nishiwaki da Silva, Pró-Reitor(a) em Exercício, em 14/08/2025, às 14:07, conforme horário oficial de Brasília, com fundamento no art. 6º, § 1º, do Decreto nº 8.539, de 8 de outubro de 2015.

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A autenticidade deste documento pode ser conferida no site https://sei.ufscar.br/autenticacao, informando o código verificador 1951802 e o código CRC 9CCFA4BF.

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